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Angebote, Aufträge & Rechnungen

Der komplette Abrechnungs-Ablauf

Vom Angebot mit persönlichem Link über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung mit Zahlungseingang – inklusive Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Kleinunternehmer-Regelung nach §19 UStG.

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Das Problem

  • closeAngebote als Word-Dokument: jedes Mal Layout, Nummerierung und Adresse manuell pflegen.
  • closeKunde will akzeptieren – aber kein Anmeldung, keine eindeutige Bestätigung, kein lückenlosen Nachweis.
  • closeAus dem Angebot wird ein Auftrag, daraus eine Rechnung – mehrfach abgetippt, fehleranfällig.
  • closeKleinunternehmer-Hinweis vergessen, falsche MwSt., später Probleme mit dem Finanzamt.
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Unsere Lösung

  • check_circleAutomatische Nummernkreise, individuelles Vorlage pro Company, Text-Editor für Intro/Closing.
  • check_circlePersönlicher Link zum Angebot: Kunde klickt, akzeptiert oder lehnt ab – mit IP, Browser-Info und Zeitstempel als Nachweis.
  • check_circleAuftrag und Rechnung übernehmen Positionen und Verknüpfungen automatisch – Abschlags- und Schlussrechnungen werden korrekt verbucht.
  • check_circleKleinunternehmer-Flag erzwingt 0 % VAT, fügt §-19-Hinweis ein und versioniert ihn snapshot-sicher pro Dokument.

Was du mit den Dokumenten kannst

Drei Dokument-Typen, ein lückenloser Ablauf.

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Token-Accept ohne Anmeldung

Kunde erhält einen Link, akzeptiert oder lehnt das Angebot ab – ohne Registrierung, aber mit IP, Browser-Info und Zeitstempel als Beweis.

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Versionssicher

Kundendaten werden beim Erstellen ins Dokument kopiert. Spätere Änderungen an Stammdaten verändern das Dokument nicht – revisionssicher.

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Eigene Nummernkreise

Pro Company und Dokumenttyp eigene Nummernfolgen (z. B. AN-2025-001, RE-2025-001) – transaktionssicher, lückenlos.

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Individuelle Vorlagen

Briefkopf, Layout, eigene Blöcke – jede Company definiert eigene HTML-Vorlagen für Angebote, Aufträge und Rechnungen.

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Optionale Positionen

Im Angebot lassen sich Positionen als optional markieren – z. B. "Soundcheck XL" oder "2. Zugabe-Set".

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Abschlag & Schlussrechnung

Mehrstufige Rechnungsstellung mit Abschlags- und Schlussrechnungen. Geleistete Mengen werden pro Position mitgeführt.

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Gutschriften

Credit-Note als eigener Dokumenttyp – Storno- und Korrektur-Abläufe korrekt abbildbar.

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Zahlungseingänge

Teilzahlungen erfassen, offener Betrag wird automatisch berechnet, Status springt bei vollständiger Zahlung auf "paid".

Angebot → Auftrag → Rechnung

Der vollständige Abrechnungs-Ablauf in vier Schritten.

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Angebot erstellen & versenden

Positionen aus dem Katalog wählen, einzelne davon als optional markieren, Vorlage wählen, per Mail mit persönlichem Link versenden.

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Kunde akzeptiert

Klick auf persönlichen Link, Name + E-Mail eingeben, akzeptieren – mit lückenlosem lückenlosen Nachweis.

3
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Auftragsbestätigung

Auftrag übernimmt Positionen und Verknüpfungen aus dem Angebot – Lieferstatus und bereits berechnete Mengen werden automatisch mitgeführt.

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Rechnung & Payment

Standard-, Abschlags-, Schlussrechnung oder Gutschrift – Zahlungseingänge erfassen, Status automatisch fortschreiben.

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Akzeptanz mit Beweiswert

Wenn dein Kunde auf "Akzeptieren" klickt, speichern wir Name, E-Mail, optionale Notiz, IP-Adresse, Browser-Info und exakten Zeitstempel. Bei späteren Diskussionen über den Auftragsumfang gibt es einen echten Nachweis – nicht nur eine E-Mail-Fußnote.

Passt dazu

Diese Bereiche ergänzen den Dokumenten-Ablauf.

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E-Rechnung in einem Klick

XRechnung 3.0 & ZUGFeRD 2.3 nach EN16931

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gavel

Mahnwesen, das funktioniert

Mehrstufig, mit Vorlagen und Mahngebühren

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contacts

Kunden, die mehr sind als eine E-Mail-Adresse

Mehrere Ansprechpartner, mehrere Adressen, Änderungs-Verlauf

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Häufige Fragen zu Dokumenten

Antworten rund um Angebote, Rechnungen und Zahlungen.

Brauchen meine Kunden einen Konto, um Angebote anzunehmen?

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Nein. Der persönlichen Link führt zu einer öffentlichen Seite, auf der das Angebot ohne Anmeldung angenommen oder abgelehnt werden kann.

Wie funktioniert die automatische Nummerierung?

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Pro Company und Dokumenttyp gibt es eigene Nummernkreise. Die Vergabe ist transaktionssicher – auch bei gleichzeitigen Anfragen entstehen keine Lücken oder Duplikate.

Kann ich Abschlagsrechnungen stellen?

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Ja. Rechnungstyp "Abschlag" für Teilrechnungen, "Schlussrechnung" für die abschließende Rechnung. Pro Position wird die bereits berechnete und die ausgelieferte Menge geführt.

Funktioniert das auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?

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Ja. Mit aktiviertem Kleinunternehmer-Flag werden 0 % VAT erzwungen und der landesabhängige Hinweis (DE/AT/CH) wird im Dokument eingebettet.

Kann ich Rechnungen aus einem Auftrag automatisch erzeugen?

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Ja. Beim Erstellen einer Rechnung kann ein Auftrag verknüpft werden – Positionen werden übernommen, bereits berechneter Betrag und Restbetrag werden automatisch aktualisiert.

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Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung – in einem Ablauf.

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